Vie­le Soft­ware-Her­stel­ler haben bereits Kon­trol­len der E‑Rechnungen in ihren Rech­nungs­pro­zes­sen inte­griert. Sie sind sich nicht sicher, ob die­se aus­rei­chend sind? Ger­ne kön­nen Sie uns kon­tak­tie­ren. Wie wer­fen gemein­sam mit Ihnen einen Blick auf Ihren Pro­zess und unter­stüt­zen Sie. 

Zusam­men­fas­send erhal­ten Sie noch­mal einen Über­blick über die wich­tigs­ten Infos zur E‑Rechnung:

Seit dem 1. Janu­ar 2025 ist die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung (E‑Rechnung) im Geschäfts­ver­kehr zwi­schen Unter­neh­men (B2B) in Deutsch­land ver­pflich­tend.  Um den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen gerecht zu wer­den und die Inte­gri­tät sowie Authen­ti­zi­tät von E‑Rechnungen sicher­zu­stel­len, soll­ten Unter­neh­men fol­gen­de Prü­fungs­schrit­te beach­ten:

1. Gesetz­li­che Ver­pflich­tung prü­fen:

• Ver­pflich­tung zur E‑Rechnung: Über­prü­fen Sie, ob Ihr Unter­neh­men zur Aus­stel­lung und zum Emp­fang von E‑Rechnungen ver­pflich­tet ist. 

• Aus­nah­men: Infor­mie­ren Sie sich über mög­li­che Aus­nah­men von der Ver­pflich­tung, bei­spiels­wei­se bei bestimm­ten Direkt­auf­trä­gen. 

2. Tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen schaf­fen:

• For­mat­wahl: Stel­len Sie sicher, dass Ihre E‑Rechnungen dem gefor­der­ten Stan­dard ent­spre­chen, wie bei­spiels­wei­se dem XRech­nung-For­mat. 

• Sys­tem­in­te­gra­ti­on: Inte­grie­ren Sie geeig­ne­te Soft­ware­lö­sun­gen in Ihre bestehen­den Buch­hal­tungs- und ERP-Sys­te­me, um E‑Rechnungen zu erstel­len, zu ver­sen­den und zu emp­fan­gen. 

3. Prü­fung der E‑Rechnung: 

à 1. For­ma­le Vali­die­rung: Über­prü­fen Sie, ob die E‑Rechnung den for­ma­len Anfor­de­run­gen ent­spricht, ein­schließ­lich der Ver­wen­dung des kor­rek­ten For­mats und der voll­stän­di­gen Daten­fel­der. 

à 2.  Inhalt­li­che Prü­fung: Stel­len Sie sicher, dass alle gesetz­li­chen Pflicht­an­ga­ben ent­hal­ten sind und die rech­ne­ri­sche Rich­tig­keit gege­ben ist.  — Sonst kein Vor­steu­er­ab­zug!

à 3.  Authen­ti­zi­tät und Inte­gri­tät: Gewähr­leis­ten Sie die Echt­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts der E‑Rechnung durch geeig­ne­te tech­ni­sche Maß­nah­men. 

4. Archi­vie­rung:

• Elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung: Spei­chern Sie E‑Rechnungen revi­si­ons­si­cher und stel­len Sie sicher, dass sie wäh­rend der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit les­bar sind.

Durch die sorg­fäl­ti­ge Umset­zung die­ser Schrit­te kön­nen Sie die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfül­len und von den Vor­tei­len der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung pro­fi­tie­ren.